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8 ferramentas importantes para otimização de processos em franquias

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Você pensa em abrir uma franquia? Essa é uma decisão acertada. Afinal, o franchising é um modelo de negócios seguro e que apresenta bom crescimento. Porém, os resultados positivos precisam ser complementados com ferramentas para otimização de processos.

Esses recursos são indispensáveis para garantir a melhoria contínua, aumentar a eficiência dos fluxos de trabalho e agilizar as atividades. Mas você já parou para pensar na quantidade de ferramentas que existem e em como elas podem ajudar sua unidade franqueada?

É o que apresentaremos neste post. Aqui você verá os principais instrumentos para otimizar:

  • processos financeiros;
  • processos de comunicação;
  • organização;
  • produtividade;
  • processos de gestão;
  • gestão de projetos;
  • processos de marketing;
  • processos de venda.

Assim, você terá um panorama bem completo, não é mesmo? Então, aproveite e confira as dicas práticas que vamos repassar a partir de agora. Boa leitura!

1. Ferramentas para otimização de processos financeiros

Quer que sua franquia apresente um crescimento sustentável? Então, você precisa focar nos processos financeiros. Além de trazer o equilíbrio e permitir um bom lucro para a empresa, esse critério evita problemas, possibilita realizar investimentos e assegura a sobrevivência do negócio.

Essa questão é bastante importante — e um levantamento do Sebrae confirma essa afirmação. Segundo o último dado disponível, a taxa de sobrevivência das empresas chegou a 77% em 2014. A análise inclui os Microempreendedores Individuais (MEIs). Ao excluí-los da avaliação, o resultado é de 58%.

Já no setor de franquias, a taxa de mortalidade ficou em 5% em 2017, conforme destaca a Associação Brasileira de Franchising (ABF). Apesar desse número positivo, os motivos que mais impactam a falência dos negócios são derivados de 4 grandes áreas:

  • situação do empreendedor antes de abrir a empresa;
  • planejamento;
  • capacitação em gestão empresarial;
  • gerenciamento do negócio.

Agora que você entendeu a importância do controle financeiro, perceba que é fundamental fazer o fluxo de caixa, definir custos e calcular receitas. Todas as ferramentas que listamos a seguir oferecem essas possibilidades. Confira.

1.1. Conta Azul

Permite controlar as finanças por meio de um acompanhamento próximo e identificar o comprometimento de valores. Os processos de gestão financeira são integrados com outros critérios importantes, como venda, estoque, cadastro de clientes e geração de relatórios.

Todas as transações são registradas e também é possível emitir ordens de serviço e orçamento. O Conta Azul ainda oferece expedição de boletos, controle de propostas de venda, lançamento de notas fiscais eletrônicas (NF-e) e atualização de giro de estoque automática.

Com os relatórios gerados, você consegue verificar os pontos que precisam ser melhorados. A contabilidade também é simplificada, já que são fornecidas informações sobre vendas, estoque e compras.

1.2. Expensify

É um software ideal para pequenas empresas, especialmente aquelas com representantes comerciais, vendedores externos ou outras unidades de negócio. Por meio do próprio smartphone, você consegue escanear notas fiscais, comprovantes de pagamento e recibos.

O empreendedor ainda consegue controlar despesas e reembolsos pelo Expensify. São gerados relatórios em PDF e os dados podem ser exportados para diferentes sistemas de gestão. O aplicativo está disponível para iOS e Android.

1.3. Contabilizei

É como um contador digital voltado para pequenos e médios negócios. O atendimento é feito online com 130 especialistas em contabilidade empresarial. Além disso, é feito o cálculo de impostos e pró-labore dos sócios, emissão de notas e assinatura de documentos por parte do profissional especialista.

O Contabilizei também faz a abertura gratuita de empresas e a migração de regime tributário. Os planos são para serviço (prestadores, freelancers, advogados, consultorias, agências etc.) e comércio (estabelecimentos em geral e e-commerces).

1.4. Superlógica

Foca nas empresas de serviço recorrente. Os principais recursos são emissão de notas e boletos, integração contábil e API para gestão financeira. É bastante utilizado por condomínios, escolas e cursos de idiomas e profissionalizantes, comunicação visual e imobiliárias.

O software da Superlógica pode ser testado gratuitamente para só depois contratar a solução, se atender às suas necessidades. Também possibilita cuidar da inadimplência e da retenção de estudantes.

2. Ferramentas para otimização de processos de comunicação

Ter um bom relacionamento com clientes, com fornecedores e com a marca é a chave para o sucesso da sua unidade. O franqueado precisa dispor de um canal de comunicação aberto com a marca, assim como ouvir consumidores para fazer sugestões de melhorias e verificar o que pode ser ajustado.

A comunicação também serve para que todos os colaboradores conheçam as metas estipuladas, aumentem seu engajamento e produtividade e garantam o melhor atendimento possível para os clientes. Diante desse cenário, as melhores ferramentas para otimizar esse processo são as que listamos abaixo.

2.1. Slack

É uma das ferramentas mais utilizadas no mundo todo, porque integra um aplicativo de chat e colaboração entre os usuários. Por meio dele, é possível:

  • criar salas para colocar apenas alguns integrantes, por exemplo, de um projeto específico;
  • incluir feeds de notícias;
  • enviar arquivos.

Existe uma versão gratuita e outra paga. A primeira tem algumas limitações, mas pode ser suficiente para seu caso, porque o Slack free é o ideal para equipes pequenas.

2.2. Google Analytics

Possibilita analisar e acompanhar as iniciativas de marketing digital de sua franquia. Apesar de a marca ter suas ações, é recomendado atuar localmente para atrair mais clientes para sua unidade.

Com o Google Analytics, você organiza seus canais de comunicação, gera relatórios e avalia a taxa de conversão, o engajamento com as redes sociais etc. Assim, essa ferramenta é essencial para obter relevância online, aproximar sua unidade dos clientes da região e se tornar presente perante potenciais consumidores.

2.3. Google Hangouts

É um recurso que está embutido no Gmail e no Google+. No entanto, você pode usar o Hangouts separadamente. Por meio dele, você pode conversar com uma pessoa ou criar grupos com mais indivíduos. As conversas também podem ser arquivadas, o que evita a perda de informações.

3. Ferramentas para melhorar a organização da franquia

A organização é outro requisito indispensável, porque há muitas tarefas a fazer, cobranças e atribuições. Além de cuidar de aspectos burocráticos, você ainda precisa verificar o atendimento aos clientes, fazer o pagamento e o recebimento de contas, gerenciar os colaboradores, repassar feedbacks e muitas outras tarefas.

Para gerenciar todas essas atividades, há várias ferramentas que podem ajudar. Veja quais são as principais.

3.1. Wunderlist

O foco é criar listas simples de tarefas a realizar. Depois, você marca aquelas que já foram executadas para saber que pode esquecê-las. Outra vantagem do Wunderlist é compartilhar alguma atividade e adicionar lembretes com o prazo de entrega. O aplicativo é gratuito e você pode utilizá-lo nos sistemas iOS, Windows, Mac OS X e Android.

3.2. Trello

Essa ferramenta é uma das mais conhecidas quando o assunto é organização de atividades. Inspirado no método Kanban, que prevê o uso de cartões para gerenciar tarefas, o Trello possibilita criar listas com obrigações a fazer, em andamento e já realizadas — e quantas mais você desejar.

Por sua flexibilidade, você pode criar diferentes fluxos em cada coluna. Por exemplo: para fazer/em processo de pesquisa/em escrita/em revisão/entregue. É possível também delimitar prazos, incluir comentários, inserir anexos e agregar outras pessoas para gerenciar projetos.

Com a equipe da sua franquia interagindo pelo app, há a possibilidade de enviar notificações sobre a mudança de horário de trabalho, por exemplo, para uma pessoa específica. Basta marcá-la e ela receberá o aviso. O Trello é gratuito e está disponível para Windows, iOS e Android.

3.3. Evernote

Funciona como um ambiente virtual de trabalho. Nele, você gerencia todas as suas atividades e ainda adiciona notas, escreve textos, anexa fotos e vídeos, compartilha e troca mensagens e faz apresentações. Achou que são vários recursos? Tem mais.

Uma das funcionalidades mais bacanas é a possibilidade de usá-lo como extensão para navegador. Assim, você salva páginas que deseja ler depois e evita perder esses lembretes. O Evernote também é grátis, mas a versão paga tem alguns recursos extras. Funciona em iOS, Android e Windows Phone.

3.4. Habitica

Essa solução é similar ao Trello e usa o mesmo método. A diferença é que as atividades se transformam em um jogo de RPG, o que torna o trabalho mais divertido. Como isso acontece? Conforme você termina uma tarefa, ganha pontos que vão se acumulando e desbloqueando níveis mais avançados. Por outro lado, se atrasar ou deixar de fazer algo, perde vidas e pode até “morrer”.

Devido a essa característica, o Habitica é ótimo para incentivar sua produtividade e melhorar a organização de tarefas. Por meio das punições e recompensas, você também consegue determinar melhor seus hábitos e objetivos. Ele está disponível para Android, iOS e Windows.

4. Ferramentas para otimizar a produtividade

Seu desejo é ser mais produtivo? Pois saiba que essa é a vontade de boa parte dos brasileiros. Afinal, um estudo divulgado pelo jornal Nexo indicou que um trabalhador aqui tem 25% da capacidade produtiva de um norte-americano.

É claro que nessa conta entram muitos outros quesitos, que pouco têm a ver com o funcionário, mas esse dado também indica que é preciso organizar o tempo. Como fazer isso? Existem alguns métodos, técnicas e ferramentas que contribuem para esse processo. Veja em seguida.

4.1. Things

Esse aplicativo se baseia no método Getting Things Done (GTD). Essa metodologia é bastante simples e tem como finalidade aumentar a produtividade, mas também serve para gerenciar processos e alcançar um nível de desempenho mais elevado. A ideia é cumprir 5 etapas:

  • coleta: liste o que deve ser feito;
  • processamento: avalie as demandas e verifique se alguma delas precisa de uma ação;
  • organização: determine um prazo de conclusão a partir das prioridades definidas;
  • execução: execute o que precisa ser realizado sem interrupções;
  • revisão: reveja as estratégias frequentemente e aplique técnicas de melhoria.

O Things está disponível apenas para iOS. No entanto, você pode usar o método GTD de outras formas e também por meio de outros aplicativos.

4.2. Salpinx

Essa plataforma facilita o acompanhamento da produtividade da equipe e a identificação da necessidade de motivação dos colaboradores. Da mesma forma, também estimula a autogestão, porque permite visualizar seu tempo produtivo, improdutivo ou neutro, neste caso, de inatividade. Dispersões e interrupções também são mensuradas.

De quebra, é possível monitorar indicadores que mostrarão o melhor caminho a ser seguido para aumentar a produtividade dos colaboradores. Isso ocorre especialmente por meio do time tracking inteligente, que ajuda a determinar quanto tempo será destinado para cada atividade.

Dessa forma, cada colaborador participa de uma gamificação, que distribui medalhas, ranking e pontuações pela boa performance. O Salpinx oferece uma versão gratuita para testes.

4.3. Asana

O foco é o monitoramento do trabalho buscando a melhoria da produtividade e o aumento da colaboração entre as equipes. Os times podem criar espaços de trabalho específicos, com tarefas e projetos que são automaticamente atualizados. Você ainda pode inserir comentários e anexos e fazer marcações.

Assim, o Asana favorece o fluxo de trabalho porque todos sabem o que os outros estão fazendo e quando determinada tarefa estará finalizada. Por exemplo: se você tiver uma escola de idiomas e cursos profissionalizantes, o professor pode criar espaços para cada uma das salas em que trabalha.

Já a secretária consegue visualizar as atividades de todos os docentes e suas particularidades para repassar recados corretos e solucionar problemas rapidamente. Dessa forma, fica muito mais fácil obter bons resultados.

5. Ferramentas para otimizar processos de gestão

Administrar um negócio é algo complexo e que envolve diferentes variáveis. No caso da franquia, você precisa seguir as diretrizes da marca e também identificar aquilo que dá certo para sua unidade. Afinal, se algo está errado, é preciso ter liberdade de conversar com a franqueadora e verificar o que pode ser feito, não é mesmo?

O problema é que muitos franqueados ignoram a importância dessa prática e podem até ter grandes dificuldades por falta de conhecimento. É aí que entram as ferramentas para otimização de processos de gestão. Por meio delas, você consegue oferecer o suporte necessário à equipe e ainda cuidar de outras atividades relevantes.

Confira as soluções tecnológicas que podem ser utilizadas com essa finalidade.

5.1. Pipefy

Quer controlar o que acontece na sua franquia? O Pipefy é uma excelente opção. Ele favorece a integração entre empreendedor e equipe e faz um monitoramento online das atividades. Por isso, também contribui para a melhoria da produtividade.

A vantagem é que permite ao gestor criar uma operação e já informar o processo a ser executado e a pessoa responsável. A própria ferramenta orienta o colaborador e indica detalhadamente as etapas a serem feitas. Com isso, imprime uma padronização às atividades. O ponto negativo é que só funciona em desktops.

5.2. Reachr

Otimizar o processo de recrutamento e seleção é uma boa alternativa para evitar problemas na gestão de pessoas. Nesse sentido, o Reachr pode ajudar. Ele é como um aplicativo de relacionamentos, mas que objetiva encontrar o melhor candidato à vaga disponível.

Basta divulgar a necessidade de contratação e a descrição do cargo e aguardar. Os candidatos interessados oferecerão seus perfis e você poderá analisá-los para identificar aqueles que se enquadram melhor. A única limitação é que o Reachr é voltado para profissionais de vendas e estagiários.

5.3. Plano de Negócio

Organizar ideias e informações sobre sua franquia e o segmento de atuação é o objetivo do software Plano de Negócios 3.0, do Sebrae de Minas Gerais. Essa ferramenta é essencial para inserir dados sobre concorrentes, fornecedores e clientes, assim como para analisar pontos fortes e fracos do negócio.

Sua finalidade é ajudar a elaborar o plano de negócios, documento que serve como guia para o empreendedor. A partir dele, é possível identificar oportunidades, traçar objetivos e tomar decisões difíceis de acordo com cada contexto.

5.4. Gestão Click

Controlar compras e estoque, além de outros itens necessários à gestão, é uma atitude primordial. Por mais que existam diversos desafios em ser um empresário, com um sistema como o Gestão Click você consegue gerenciar vários aspectos.

Entre eles estão o fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, conciliação bancária, emissão de boletos, controle de estoque e de compras, ordens de serviços, orçamentos e vendas e mais. O resultado é uma organização maior para sua unidade, o que permite evitar ficar com dinheiro parado e possibilita analisar potenciais períodos de sazonalidade que interferem nos resultados.

6. Ferramentas para gestão de projetos

O foco nesse momento é um pouco diferente. Se antes o gerenciamento se referia a aspectos gerais, aqui está focado nos projetos. O propósito é garantir um bom fluxo de atividades para assegurar que elas sejam terminadas no prazo e com o máximo de qualidade possível.

Então, quais ferramentas são as ideais nesse momento? Listamos as principais.

6.1. 5W2H

Essa checklist serve para garantir que atividades específicas estão sendo desenvolvidas adequadamente. A finalidade é responder 5 perguntas que começam com W e 2 que iniciam com H. São elas:

  • what (o quê);
  • why (por quê);
  • where (onde);
  • when (quando);
  • who (quem);
  • how (como);
  • how much (quanto).

A partir da resposta para todos esses questionamentos, as possíveis dúvidas são eliminadas e todos sabem o que devem realizar, de que forma, em quanto tempo e por aí vai. Por isso, há um impacto imediato na motivação e na produtividade.

6.2. Análise SWOT

O objetivo é identificar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Com isso, você consegue destacar as potencialidades da sua franquia, verificar qual é seu diferencial e corrigir o que estiver inadequado perante a concorrência.

6.3. Gantt Project

A ferramenta utiliza o método do Gráfico de Gantt, que visa à verificação das atividades em comparação com seu cronograma para garantir que sejam finalizadas no prazo. Para isso, um gráfico de barras é utilizado, o que fornece melhor visualização do andamento.

A principal vantagem do Gantt Project é que, depois do download, é desnecessário usar a internet para utilizar o instrumento. A plataforma também é gratuita e você pode cadastrar as pessoas envolvidas em cada projeto para que visualizem seu andamento.

6.4. WBS Schedule Pro

A base aqui é da Estrutura Analítica de Projetos (EAP), que prevê sua divisão em tarefas e subtarefas. A ferramenta mostra, então, uma separação que facilita identificar prioridades e a ordenação das atividades. O benefício do WBS Schedule Pro é permitir sua integração a outros softwares, como o MS Project. A plataforma é desktop e oferece uma versão para teste.

6.5. Runrun.it

Um dos mais completos e conhecidos, o Runrun.it integra a gestão dos projetos e permite seu acompanhamento por meio de uma interface simples. Você pode analisar os custos por cliente, organizar indicadores de desempenho e ainda melhorar a comunicação com a equipe.

Para atender às demandas de todos os tipos de negócio, há pacotes com diferentes valores e funcionalidades. Com isso, você consegue ter acesso somente aos recursos que são realmente relevantes para sua unidade.

7. Ferramentas para otimizar processos de marketing

A garantia de que sua unidade será conhecida pelos clientes e chamará a atenção de potenciais consumidores depende do marketing, inclusive o local. Por isso, é indicado criar ações separadas da franqueadora para garantir um melhor relacionamento com pessoas interessadas em seus produtos ou serviços.

Para alcançar esse patamar, algumas ferramentas fornecem uma contribuição maior. As principais estão listadas abaixo.

7.1. Hubspot

Essa é uma das empresas mais conhecidas no mundo do inbound marketing e até cunhou essa expressão. Sua ferramenta é bastante completa e entre suas funções estão:

  • gerenciamento de ações promocionais do blog;
  • criação de landing pages para obter dados dos usuários;
  • geração de calls to action (CTAs) para incentivar o cliente a tomar determinada ação;
  • nutrição de leads para uma futura conversão em vendas;
  • gestão de mídias sociais;
  • acompanhamento de campanhas de e-mail marketing etc.

Assim, vale a pena contar com a ferramenta da Hubspot, que ajuda sua empresa a crescer e criar relacionamentos mais profundos.

7.2. RD Station

O software brasileiro é o maior para automação de marketing digital no país. Funciona de maneira similar ao da Hubspot, mas o RD Station ainda possibilita criar conteúdos específicos para os visitantes do site de acordo com seu estágio de compra e simplifica a criação de landing pages.

7.3. MailChimp

Seu direcionamento é para o e-mail marketing e o gerenciamento de campanhas. O MailChimp automatiza o envio de mensagens e integra os dados gerados por e-commerces para simplificar o contato com os clientes.

Outra vantagem é a possibilidade de realizar testes A/B e gerenciar a base de contatos conforme sua preferência. Oferece planos básicos para empresas pequenas e é uma alternativa bastante interessante.

8. Ferramentas para otimizar processos de venda

Nesse último tópico, trabalhamos as ferramentas para automatizar as vendas, um dos setores mais importantes. Por meio desses instrumentos, sua equipe consegue aproveitar melhor as oportunidades, priorizar as tarefas, fazer previsões mais acertadas e aumentar as chances de conversão.

Veja as possibilidades existentes.

8.1. Nex

Esse sistema de automação comercial é fácil de implantar e direcionado mais para comércios. Ele permite controlar estoque e vendas, registrar clientes, fornecedores e produtos, além de outras atividades. Uma das vantagens do Nex é funcionar offline e oferecer um aplicativo para acompanhamento dos resultados por meio de dispositivos móveis.

8.2. Total PDV Client

O objetivo é fazer a automação de vendas, gerenciamento de pagamentos com conciliação eletrônica, controle do caixa, emissão de cupons fiscais e outros requisitos obrigatórios para manter a conformidade de acordo com a legislação brasileira.

Um recurso interessante é a conferência cega do caixa, que traz mais segurança ao fechamento diário e aponta os erros obtidos. Assim, você sabe exatamente quanto deveria ter e pode analisar qual foi a divergência.

Como você pôde perceber, as ferramentas para otimização de processos são bastante variadas e têm funcionalidades diversas. Você pode usar várias delas conjuntamente para fazer uma gestão mais acertada da sua franquia.

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